在数据量日益庞大的印刷和媒体工业里，数据保护和数据安全性正受到越来越多的重视。江苏印刷厂将对印刷企业进行数字资产管理中的数据安全和生产安全问题展开讨论。
确保数据安全保障业务连续性
1.损失估计
确保数据安全是保障业务连续性的重要工作。在进行业务连续性管理的过程中，印刷企业需衡量数据安全故障会带来哪些后果，还需要计算由于运营中断、生产损失甚至违约罚款所产生的费用，估计出因IT故障或数据损失所付出的声誉代价有多大，当印刷企业无法接收订单时，又能容忍多长时间的生产停滞等。
2.数据托管
目前较为常用的数据保护策略是将硬件和数据分包给云计算。为了确保安全，印刷企业往往需要向云服务供应商和Hoster主机托管服务商(只提供计算和存储能力)的计算中心支付较高的运行费用。
数据托管过程中值得注意的是，为了应付主机托管服务商和印刷生产场地之间的流量问题，需要平衡主机托管服务商和印刷生产场地之间的距离和带宽之间的关系。因此，许多致力于从事本地化印刷业务的网络印刷企业往往会选择进行数据托管。当然，某些印刷企业也会对将值得保护的数据交给第三方托管感到敏感，从而选择自行进行数据保管。
3.通过冗余配置预防数据风险
冗余即通过多重备份提高系统的可靠性。硬盘和电源是最为常见的冗余配置部件。将多个硬盘与适合的硬件或软件结合在一起组成RAID(硬盘阵列)，根据RAID等级可以在不中断运行和不损失数据的情况下，排除一个或多个硬盘故障，从而有效避免因某个或某几个硬盘出现故障带来的数据丢失风险，冗余的电源配置同样也可起到防止业务中断或数据丢失的作用。
当然，安全性能优异的系统往往需要更多的冗余配置，这样，当一个部件发生故障时，另一个部件就会承担起相应的任务，从而起到故障转移的作用。如果想防止单点故障，那么在IT核心部件和外围设备(空调、供电设备、网络设备等)上都必须进行冗余配置，同时，软件方面的冗余配置也必不可少。显然，为了实现零单点故障率，印刷企业的花费会非常多。
4.灾难恢复管理
灾难恢复(紧急补救)即当出现不可避免的事故时，尽可能快速地执行恢复运行的方案。
备份是进行灾难恢复管理的重要方法。通常，最直接的用户数据备份是通过拷贝文件完成的。单个计算机上的数据可以通过虚拟系统自动进行备份。服务器上的内容备份则是由特殊的系统来完成，该系统也可以给数据库进行备份。另外，也建议印刷企业在其他防火区域内保存备份。
5.紧急情况练习
应急预案对确保数据安全至关重要。定期进行灾难演练，执行在应急预案中规定的措施，在故障发生时系统管理员才不会慌乱。灾难演练应尽可能模拟实际情况，甚至可以在夜班、节假日或周末进行，以便当紧急预案中未考虑到的事件发生时，演练中的情况不会发展成为真正的紧急情况。
6.熟悉数据保护相关法规
德国联邦数据保护法规对涉及个人数据的运用作出了规定。对印刷企业来说，当客户交付名片印制的订单后，印刷企业在处理涉及个人信息的名片数据后，允许将相关数据存储下来以便再版时使用。而在直邮函件的生产中，印刷企业需要处理许多有关他人的地址等个人信息，按照德国数据保护法规，印刷企业应承担保护涉及个人数据的责任，在订单完成后，应按照数据保护的要求将数据删除。
在实践中，不少印刷企业的做法是将涉及个人信息的数据在3个月后进行删除。因为如果在订单完成后就立即删除数据，一旦后续发现产品出现问题，就难以在故障追溯和索赔中定责。
做好数据管理保证生产安全性
1.印前预检
不论客户数据是通过U盘等传统的数据载体，还是通过在线传输或网店系统进行交付，印前预检工作都是必不可少的。尤其当客户直接交付印刷PDF文件时，印前预检工作就显得更加重要。印前预检需检验数据是否满足印刷生产的关键性能指标，以便确定客户预期或与客户协定的印刷产品质量是否能够达成。
不少印刷企业习惯通过人工进行印前预检，工作人员对客户提供的数据进行检查并给出评价结果。然而一些印刷企业，尤其是实行了网络印刷工作流程的印刷企业，其印前预检环节是完全自动化的。
进行印前预检的关键是要能准确地按照生产条件设置检验例行程序，如果条件设置得太严苛，就会影响工作进度。
2.建立服务器中心，进行中央数据管理
当印刷企业中处理数据的人数超过一人时，就需要建立文件服务器，进行中央数据管理，通过局域网打开和存储数据。对于服务器中心的数据管理，可以由不同的人轻松地处理。当有人打开文件进行处理时，文件服务器操作系统会将该文件屏蔽，避免有其他人同时修改文件，以使同一个文件只有一个版本。此外，由于进行了中央数据管理，在中央存储中可以找到全套订单，因此可以简单而安全地完成组织备份和存档。
3.结构化的数据存储
一些印刷企业需要处理数百万份文件，因此如果没有结构化的数据存储，是不可能在最短时间内找到某一个文件的。无论订单结构和数据量的多少，每个印刷企业都需要按照其要求设置数据结构。建议印刷企业按照顺序标准进行数据存储，该标准可以对订单和相关文件进行分类和过滤。不少印刷企业也会在生产和管理过程中对每个订单赋予唯一的编码，该编码也可用于识别客户、产品或订单类型等。
4.冗余与非冗余的数据存储方式
在数据存储中，使用冗余还是非冗余存储方式，往往要由对订单结构和对客户行为的预测来决定。比如，在许多订单中会反复出现客户徽标，而客户徽标往往会以单独的文件形式进行存储。如果客户徽标改变，在非冗余数据存储的情况下(当规格和定位规则不变时)，只需更改客户徽标文件即可;而在冗余的数据存储时，可能需要对所有订单进行处理。又如印刷企业在进行文字处理时，如果选择非冗余的数据存储方式则可能会带来一些风险，因为许多同名、但在字符间距等方面有所差异的文字作品分属不同的版本，不能将其混作一谈。
5.数据存储位置
将客户提供的原始数据、与客户的沟通信息以及处理后的数据分开保存，将有助于让不合格产品的故障变得可追溯，并可以有效减少因客户原文件中的错误造成的不合格产品而引起的投诉。
6.订单存档
并不是所有的印刷企业对所有的客户订单，都要进行订单存档，印刷企业需要一套有原则的存档策略。存档服务对于独立的出版社、印前服务商和商业印刷企业来说是理所当然的，这些企业希望通过提供这类服务来划清竞争界限。同时，存档服务对客户的忠诚度有一定的帮助。许多网络印刷企业因难以让客户通过重新上传数据来重复订单的印制，而需要进行订单存档。在结束订单时，工作人员(或自动化存档程度)可根据存档策略进行相应的存档处理，使得文件信息通过结构化的数据存储进入数据库。如此，包括缩略图等信息在内的其他数据能够在以后的工作中被快速和准确地搜索到。
每家印刷企业的情况不同，对数字资产管理中的数据安全和数据管理的方法也会有所差异。如果印刷企业的相关技术还相对薄弱，那就应该寻找正确的合作伙伴，并寻求成本和收益之间的平衡;如果印刷企业的相关技能较强，就需要注意定期进行系统检验和紧急情况演练。